La
factura electrónica (o e factura) es una modalidad de factura en la que no se
emplea el papel como soporte para demostrar su autenticidad. Es un equivalente
funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas
por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador
a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.
La
factura electrónica fomenta que las instituciones y las empresas dejen atrás
las facturas en papel y las reemplacen por una versión electrónica de un
documento tributario generado electrónicamente, que tiene la misma validez
tributaria que la tradicional y registra las operaciones. Todo el ciclo de la
facturación puede ser administrado en forma electrónica.
La
envía el vendedor al comprador a través de un medio de comunicación para
documentar la venta o la provisión del servicio. Está sometida a ciertos
requisitos legales por las autoridades tributarias de cada país, de forma que
no siempre es posible remitir electrónicamente las facturas, y, en ese caso, se
envía la factura impresa, por correo o mensajería.
Existen
algunas normativas internacionales aplicables de forma general a la factura
electrónica. En Europa, la facturación electrónica se regula en la Directiva 115/2001, en
vigor desde el 31 de diciembre de 2003.
Requisitos de la e-factura
Por regla general los requisitos que debe cumplir una factura
electrónica son los mismos que son exigibles a una factura en papel y que,
según regula el artículo 6 del RD 1496/2003, son:
Una factura bien hecha debería contener los siguientes elementos
en el orden establecido:
- Datos
identificativos del profesional que presta los servicios: nombre completo,
domicilio y NIF.
- Número de
factura: todas las facturas han de ir numeradas de forma correlativa, es
decir, no se puede saltar de la número 93 a la 98, por ejemplo.
- Fecha de la
factura: también hay que tener en cuenta que las fechas de las facturas
han de ir de acuerdo a su numeración, es decir, la factura 98 no puede
tener una fecha anterior a la 97.
- Datos de la
persona o empresa a la que va dirigida la factura: nombre completo,
dirección o razón social y NIF.
- Concepto de la
factura: breve descripción de los servicios prestados
- Importe de la
operación: se detalla la base imponible, es decir, la remuneración a
percibir sin aplicar ningún tipo de impuestos.
- Retención del
IRPF: cantidad resultante de aplicar al importe anterior una retención.
- Cantidad total a
percibir: la suma del importe inicial, menos la retención del IRPF, más el
importe del IVA.
- Forma de pago: si
es mediante domiciliación bancaria hay que incluir el número de cuenta al
que queremos que se nos ingrese la cantidad solicitada.
Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la
misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la
representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura,
estar firmado mediante una firma electrónica avanzada basado en certificado
reconocido y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el
consentimiento de ambas partes.
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