Requisitos legales: contabilidad, normativa y planes contables
Las leyes obligan a las empresas a llevar una contabilidad adecuada a su
actividad económica. Las leyes establecen la forma de llevar la contabilidad
para que esta información sea comprendida por todos. También establecen los
medios para hacer pública información.
En España, las normas que regulan la contabilidad están adaptadas
a las Normas Internacionales de
Contabilidad, a las Normas
Internacionales de Información Financiera y la legislación de la Unión Europea en
la materia.
Los empresarios individuales y las sociedades mercantiles están
obligados a llevar una contabilidad de la empresa. La forma en que deben
llevarla está establecida en la legislación
mercantil y en los dos Planes
Generales de Contabilidad que existen en España:
- Plan General
de Contabilidad: recoge los
principios, criterios y normas sobre cómo llevar la contabilidad en las
empresas. Prevé dos formas de aplicarse, una general y otra abreviada. Ésta segunda está pensada para empresas de un
menor tamaño que cumplen determinados requisitos de volumen de negocio, patrimonio o número de empleados.
- Plan General
de Contabilidad para Pequeñas y Medianas Empresas: también aplicable a las microempresas.
Es un plan de contabilidad especialmente establecido para las pequeñas y
medianas empresas, que pueden ser empresarios individuales o sociedades
mercantiles. Este plan se adapta mejor a estas empresas y es más sencillo.
Posteriormente, estos planes generales de contabilidad se adaptan
a los distintos sectores económicos.
Para tener información más detallada, se puede acceder a las
siguientes páginas:
Documentos contables: libros de contabilidad, cuentas anuales,
documentos justificativos y facturas
La contabilidad se apoya en los documentos contables. Éstos se
pueden agrupar del modo siguiente: libros
contables, cuentas anuales y documentos justificativos.
Libros contables
Libro de inventarios y cuentas anuales: en este se libro se recoge al inicio
del ejercicio económico un inventario
inicial del patrimonio de la empresa. Durante el ejercicio se
incluyen balances intermedios que
reflejan la situación patrimonial, financiera de empresa en diferentes momentos
del ejercicio económico. Éstos se realizan al menos una vez cada trimestre.
Tras cerrar el ejercicio, se unen al libro las cuentas anuales y un inventario final.
Un libro
de diario: en él se va dejando constancia, de forma cronológica, de la
actividad financiera y patrimonial de la empresa a lo largo de todo el
ejercicio. Este libro proporciona la información que permite cumplimentar los
otros documentos.
Cuentas anuales
Una vez cerrado el ejercicio económico o contable, en el plazo de tres meses, se elaboran
las cuentas anuales. Son
documentos que describen la evolución y la situación final del patrimonio, las
finanzas y el resultado de la empresa. Forman parte de las cuentas anuales los
siguientes documentos.
- Cuenta de
pérdidas y ganancias:
reflejan ingresos, gastos y el resultado por separado.
- Balance: recoge por separado el patrimonio neto,
activos y pasivos.
- Estado de
cambios en el patrimonio neto:
describe la evolución del patrimonio neto, activos y pasivos.
- Estado de
flujo de efectivo: refleja la
evolución de los ingresos, gastos y resultados.
- Memoria: complementa y explica los documentos
anteriores.
Estos documentos forman un todo o conjunto que refleja la
situación patrimonial y financiera de la empresa.
Informe de gestión y propuesta de aplicación de resultados
Las cuentas anuales se acompañan de dos documentos: un informe de gestión, en el que se
describe la gestión empresarial llevada a cabo, y un informe con la propuesta de aplicación del resultado empresarial,
beneficios o pérdidas.
Cuentas anuales consolidadas e informe de gestión
Los grupos empresariales, o cuando varias empresas tienen
participaciones entre ellas y cumplen determinados requisitos, tienen que
presentar una contabilidad
consolidada de todas ellas. Esta obligación afecta a sus cuentas
anuales e informe de gestión. Más información en el siguiente link:
Aprobación de las cuentas anuales, informe de gestión y propuesta
de aplicación de resultados
Una vez terminado el ejercicio, en el plazo de tres meses, se elaboran las cuentas anuales. Tras elaborarlas, la
empresa debe aprobar las cuentas anuales en el plazo de un mes. La forma de
aprobarlas depende de la forma jurídica la empresa: puede ser realizada por el
empresario individual o bien por los socios de la misma en la asamblea general.
Tras ser aprobadas son depositadas en el Registro Mercantil.
Conservación de la documentación contable
Con la finalidad de poder supervisar su actividad económica, los
empresarios están obligados a conservar los libros, la documentación y los
justificantes de la actividad económica de su empresa ordenados, durante seis años, a partir del último asiento
realizado en los libros contables.
Los libros auxiliares a efectos fiscales
La administración tributaria se basa en la información que
proporciona la contabilidad para conocer la situación patrimonial y financiera
de las empresas y determinar los impuestos que deben pagar los empresarios. En
algunos casos se establecen obligaciones de registro y libros auxiliares en
materia contable. Para tener más información sobre ello se puede consultar el
siguiente link:
Auditoría
Muchas empresas están obligadas a someter su contabilidad y
cuentas anuales a una auditoría
externa todos los años.
La auditoría de cuentas es una evaluación de los documentos
contables de la empresa por parte de un experto en contabilidad o auditor. El
fin de la auditoría es determinar si dichos documentos describen de forma fiel
del patrimonio y la situación financiera de la empresa. El resultado de la
misma se refleja en el informe de
auditoría de cuentas.
Las empresas de menor tamaño pueden llevar una contabilidad abreviada o
simplificada. También están excluidas de la necesidad de una auditoría externa
en algunos casos.
Registro Mercantil
Los Registros
Mercantiles tienen como finalidad dar seguridad a la actividad
económica en general y las actividades de las empresas. Para este fin,
registran hechos y actos de especial trascendencia económica para las empresas
con el fin de darles publicidad y permitir a las personas interesadas
conocerlos.
Por la relevancia información que proporciona la contabilidad de
las empresas, las leyes exigen a los empresarios legalizar los libros contables
y depositar las cuentas anuales en los Registros Mercantiles.
Facturación
Los empresarios y profesionales, como regla general, están
obligados a expedir facturas o
documentos sustitutivos por todos los bienes y servicios que
entreguen a sus clientes en el ejercicio de su actividad y a conservar un
justificante de la misma. Existen algunas excepciones. Las empresas pueden usar
la factura electrónica creada
por el Ministerio de Economía y Hacienda.
Procedimientos
administrativos
En España se pueden realizar muchos trámites con las
administraciones de forma cómoda y sencilla a través de Internet. Se puede
acceder a información y formularios sin identificación. Pero para realizar
algunos trámites, a veces, es necesaria la identificación del interesado,
usando claves o un certificado electrónico.
Legalización de los libros de contabilidad en el registro mercantil
Los empresarios presentarán los libros contables en el Registro
Mercantil correspondiente al domicilio de su empresa para ser legalizados,
antes de ser usados. Esto se puede hacer presencialmente o bien a través de
Internet.
Legalizar los libros contables consiste en sellar los documentos
que van a ser usados para llevar la contabilidad. Con ello se pretende
garantizar que esos documentos son los que reflejarán luego la contabilidad de
la empresa y que no han sido alterados o sustituidos por otros.
Depósito de las cuentas anuales en el registro mercantil
La finalidad de este depósito es hacer públicas las cuentas
anuales; permitir a las personas interesadas conocer la situación patrimonial o
financiera de una empresa. El depósito se puede hacer presencialmente o de
forma telemática.
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