Elaborar un presupuesto. Autónomos IV

En la mayoría de las veces se convierte en un dilema entre ganar más o cumplir con los compromisos establecidos.

Contar con un presupuesto de gastos mensuales es una gran herramienta que nos ayudará.

Un presupuesto es una herramienta de control que te permite administrar los gastos de tu compra y que te ayuda a utilizar ordenadamente tus recursos financieros.

De hecho, muchos de los problemas financieros que pueden experimentar las pequeñas empresas (y también las grandes) se derivan de 3 causas principales relacionadas con el presupuesto:

1.- La ausencia de presupuesto. Es decir, que la herramienta no existe o no se usa.

2.- Mal uso del mismo. El presupuesto existe pero no se respeta o se maneja a discreción de los directivos.

3.- Prioridades financieras mal establecidas. Se elabora un presupuesto pero las prioridades de inversión y gastos están mal definidas, con el consiguiente desequilibrio en los objetivos del negocio.

Contar con un presupuesto mensual de gastos permitirá definir de forma clara y objetiva las prioridades del negocio y será la guía para el uso ordenado e inteligente del dinero.

Elaborar un presupuesto.

1.-  El punto de partida es poner en lápiz y papel (o en hoja electrónica) una lista de todos los gastos regulares y proyectados que tiene el negocio. Mejor aún si el presupuesto puede ser elaborado anualmente considerando por anticipado todos los eventos y distintas etapas por las cuales pasa a los largo del período.

2.- Una vez elaborada la lista se clasifica para que sea más fácil de visualizar cuánto dinero destinarás a cada cosa. Por ejemplo, rentas, plantillas, servicios, gastos administrativos, pago de impuestos, materia prima, promoción y publicidad, ventas, investigación, ahorro, emergencias, etc.

3.- Considerar las posibles variantes en costos derivadas de cambios de temporada, incrementos programados por distintas razones,…

4.- Define claramente las prioridades. Esta es probablemente una de las principales razones de ser de un presupuesto. Ya que tan importante es la producción como las ventas. Tan importante es el recurso humano como los gastos fijos. De allí que definir claramente que es importante y cuánto dinero se destinará a ello es fundamental para mantener los límites de operación y segurar el éxito de tu negocio.

5.- Destina un fondo para emergencias. Muchos negocios sucumben cuando no cuentan con fondos para absorber el impacto de emergencias. Imprevistos naturales, delincuencia, malas temporadas, etc. Son tan solo algunos factores que podrían afectar severamente el negocio si no se cuenta con un fondo para sobresalir en los tiempos difíciles. Si el presupuesto lo contempla y el fondo está en una cuenta de ahorro, esos eventos inevitables no acabarán con tu empresa.

6.- Programar una revisión trimestral del presupuesto, se hace necesario. Detenerse periódicamente a evaluar si el dinero se está utilizando como se propuso y que toda la organización está clara, es determinante para citar sorpresas. Una vez elaborado, todos los miembros directivos de la empresa deberían apegarse y respetar las políticas de gastos establecidas y de hecho, debe existir alguien en la empresa que vele por ello.

7.- Solicitar asesoría. Es importante, a veces, solicitar  apoyo de algún consejo financiero o contable que ayude a revisar y optimizar el presupuesto para garantizar que se hayan cubierto todos los tramos de gastos.

U objetivo importantísimo de contar con un presupuesto, es evaluar cómo está operando tu negocio y determinar si el uso de los recursos financieros es el apropiado. Imagina que a mediados de año haces una evaluación y los resultados denotan que utilizaste un 20% de tus recursos en gastos superfluos, algo innecesarios o que se podrían haber minimizado. Entonces se podrán tomar acciones para que, en los próximos períodos, esto se corrija, con el consecuente beneficio de invertir mejor tu dinero y aprovecharlo al máximo.