Los libros son muy importantes, pues sirven de
soporte a la información presentada en los modelos trimestrales.
Libros exigibles al empresario autónomo según el método de
estimación por el que tribute y según su sujeción o no al Impuesto sobre el
Valor Añadido
Libros obligatorios a
efectos de IRPF
Los empresarios individuales en que tributen en estimación directa
simplificada deberán llevar:
- Libro registro
de ventas e ingresos. En él
se anotarán por orden cronológico todas las ventas e ingresos de la
actividad según el siguiente detalle: número de anotación, fecha, número
de factura o documento equivalente, concepto e importe, con separación del
I.V.A. devengado o compensación recibida en el régimen especial de
agricultura, ganadería y pesca.
- Libro registro
de compras y gastos. En él se
anotarán las compras y gastos especificando el número de anotación, fecha,
nombre y apellidos o razón social del expedidor, concepto e importe, con
separación del I.V.A. soportado.
- Libro registro
de bienes de inversión. En el
se registrarán todos aquellos elementos destinados a ser utilizados por un
período de tiempo superior a un año como instrumentos de trabajo o medios
de explotación, es decir, los bienes afectos a la actividad. Se anotarán
de manera individual incluyendo el número de anotación, valor de
adquisición, fecha de puesta en funcionamiento y cuotas de amortización si
la hay. Se registrará también la fecha en que que se den de baja.
Los profesionales llevarán, aparte de los documentos enumerados, un libro registro de provisiones de fondos y
suplidos, siempre y cuando realicen este tipo de operaciones. Las
provisiones de fondos son entregas a cuenta de los clientes y los suplidos son
importes pagados en su nombre. Registrarán el número de anotación, el tipo de
operación (provisión o suplido), fecha, importe, nombre y apellidos o razón
social del pagador de la provisión o perceptor del suplido y el número de
factura o documento equivalente en que se refleje la operación.
Los empresarios individuales en estimación objetiva no están
obligados a llevar los libros de ingresos y gastos, pero deberán conservar, numeradas
cronológicamente, las facturas emitidas y las facturas y justificantes de los
signos,Índices o módulos aplicados. Las actividades cuyo rendimiento neto se
determine teniendo en cuenta el volumen de operaciones, habrán de llevar un
libro registro de ventas o ingresos.
Libros obligatorios a
efectos de IVA
En cuanto a los libros obligatorios a efectos de IVA, los
empresarios incluidos en el régimen general llevarán los siguientes, siempre
que sean sujetos pasivos del impuesto:
- Libro registro
de facturas emitidas. En él
se reflejará cada una de las facturas o documentos equivalentes o
sustitutivos que se hayan expedido, reflejando el número, fecha,
destinatario, base imponible y, en su caso, el tipo impositivo y cuota
repercutida. Se incluirán también las operaciones exentas y las de
autoconsumo.
- Libro registro
de facturas recibidas. El
libro registro de facturas recibidas registrará, una por una, las facturas
recibidas o los documentos de aduanas correspondientes a los bienes
adquiridos o importados y a los servicios recibidos en el ejercicio de su
actividad empresarial o profesional, reflejando su número de recepción,
fecha, nombre y apellidos o razón social del expedidor, base imponible y,
en su caso, el tipo impositivo y la cuota. Se incluirán también las facturas
o documentos expedidos en los casos de autoconsumo.
- Libro registro
de determinadas operaciones intracomunitarias. Es exigible a los sujetos pasivos de IVA que
realicen determinadas adquisiciones o entregas de bienes a otro estado
miembro. Para cada operación se anotará la fecha, descripción del bien,
identificación del destinatario a efectos del IVA, razón social y
domicilio y estado miembro interviniente en la operación.
Los empresarios en estimación objetiva cumplimentarán tan solo el
libro de facturas recibidas. Los libros de IVA son también exigibles a las
entidades mercantiles. La diferencia entre estos libros y los de ingresos y
gastos es que en los últimos se detalla cualquier gasto que sea objeto de
deducción a efectos de IRPF mientras que en los de Iva tan solo se
incluyen facturas o equivalentes.
Los sujetos pasivos a los que les sea aplicable el régimen
especial de recargo de equivalencia no estarán obligados a llevar registros
contables en relación con el Impuesto sobre el Valor Añadido.
Libros de obligatoria llevanza para las entidades mercantiles.
Cuando
se constituye una sociedad mercantil, existen una serie de libros de
llevanza obligatoria, atendiendo a la normativa contable y fiscal. Muchas
veces el empresario desconoce la existencia de estos registros, dado que su
gestión y cumplimentación suele encomendarse a profesionales externos a la
empresa, como son las asesorías.
Los
libros contables son los libros que deben llevar obligatoriamente los
comerciantes y en los cuáles se registran las operaciones mercantiles que
realizan en el desarrollo de su actividad económica. Existen otros libros
también obligatorios, aunque no son de naturaleza contable. Su
exigencia proviene del Código de Comercio.
Los
libros que no revisten naturaleza contable son:
- El libro
de socios, es propio de las entidades de responsabilidad limitada. En
él deben anotarse las participaciones sociales de cada socio y las
variaciones que en ellas se produzcan. Las sociedades anónimas y
comanditarias llevarán un libro registro de acciones nominativas. Ambos
deben legalizarse en el Registro Mercantil antes de su uso.
- En ellibro de
actas se recogerán los acuerdos tomados por las juntas generales
y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad
(administradores mancomunados, consejo de administración, comisiones
ejecutivas…). Cada acta detallará los datos relativos a la convocatoria y
a la constitución del órgano; un resumen de los asuntos debatidos; las
intervenciones de las que se haya solicitado constancia; informe de los
acuerdos adoptados y el resultado de las votaciones. Se procederá a su
diligencia en el Registro Mercantil antes de su uso, al igual que con los
libros de socios.
Los
libros de contabilidad cuya llevanza se establece con carácter obligatorio para
todo empresario son:
- Libro de
Inventarios y Cuentas Anuales.
Se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Trimestralmente,
se transcribirán los balances de comprobación de sumas y saldos y
anualmente el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales. El
libro de Inventario y Cuentas anuales ha de tener un contenido mínimo:
balance inicial, balance trimestral con sumas y saldos, inventario de
cierre de ejercicio y cuentas anuales.
- Libro Diario. En él se registrarán en orden cronológico
todas las operaciones realizadas por la empresa, pudiendo efectuarse
anotaciones que resuman operaciones realizadas en un plazo no superior al
mes, cuyo detalle se registrará en otros libros.
Los
libros contables pueden legalizarse a posteriori, dentro de los cuatro meses
posteriores a la fecha de cierre del ejercicio. Actualmente, el uso generalizado es en formato
electrónico dado que la contabilidad suele estar informatizada. Los libros han
de conservarse, junto con los documentos y justificantes, debidamente
ordenados, durante seis años contados a partir del último asiento, obligación
que perdura aun cuando cese la actividad empresarial, fallezca el empresario o
se disuelva la sociedad.
Un
libro no obligatorio, pero indispensable para conocer los saldos y movimientos
de cada elemento patrimonial de la empresa es el libro mayor. Existen otros
libros, bien de carácter voluntario o sólo obligatorios para
determinados empresarios.
Podemos
mencionar el libro registro de contratos, donde se registran los contratos
celebrados entre el socio único y la sociedad (para sociedades limitadas
unipersonales); el libro de almacenes, para el control de existencias, o el de
caja o bancos, para controlar el saldo de tesorería.
Artículo de Rbuján. Gerente de RB
Asesores. Lleva desde el 2001 dedicada al asesoramiento de empresas y
profesionales. Master en asesoría fiscal, laboral y contable,
técnica-especialista en asesoramiento inmobiliario y con experiencia en seguros
y asesoramiento financiero. Editora de Pymes y Autónomos desde abril de 2.010.
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